Déléguer ses tâches récurrentes à un agent IA - Méthode, compétences et automatisations.
Confier à un agent IA (Claude ou ChatGPT) des tâches entières de son quotidien : un dossier de travail qui lui donne le contexte de l'entreprise, des skills qui reprennent ses savoir-faire, des connexions à ses outils et des tâches planifié…
Durée
2 jours (14h)
Niveau
Perfectionnement
Format
présentiel / distanciel
Pour
Dirigeants, cadres, indépendants et assistants de direction qui utilisent déjà l'IA en conversation et souhaitent lui confier des tâches entières de leur quotidien : préparer, rédiger, classer, relancer, synthétiser. Tous secteurs d'activité. Aucune compétence technique ni en programmation n'est requise.
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Tarifs
TVA 20%
Confier à un agent IA (Claude ou ChatGPT) des tâches entières de son quotidien : un dossier de travail qui lui donne le contexte de l'entreprise, des skills qui reprennent ses savoir-faire, des connexions à ses outils et des tâches planifiées, sous son contrôle.
Ce que vous saurez
faire.
- 01Distinguer un assistant conversationnel d'un agent IA et choisir l'outil adapté à son environnement de travail (Claude, ChatGPT, solutions Google et Microsoft)
- 02Constituer un dossier de travail qui donne à l'agent un contexte permanent sur son entreprise, son rôle et ses règles
- 03Concevoir, tester et améliorer des skills qui transforment ses savoir-faire récurrents en compétences réutilisables par l'agent
- 04Connecter l'agent à ses outils (messagerie, agenda, stockage, outils métier) et lui confier des tâches planifiées
- 05Encadrer l'agent par des garde-fous (validation humaine, données sensibles, conformité) et préparer son déploiement auprès de son équipe
Le détail,
module par module.
01Du chatbot à l'agent (45min)+
- Ce qui a changé : l'assistant répond, l'agent agit (lit, classe, rédige, prépare, revient avec un résultat)
- Panorama des agents de travail : Claude, ChatGPT, solutions Google et Microsoft, et critères de choix (écosystème, coût, données)
- Démonstration : le dossier de travail de Maison Fargier, une semaine de tâches déléguées
- Livrable : la liste de ses cinq tâches récurrentes, classées « conversation » ou « agent »
02Constituer son dossier de travail (2h)+
- Le principe : un dossier unique qui sert de mémoire de l'entreprise, une information à un seul endroit
- Le fichier d'instructions (AGENTS.md) lu par l'agent à chaque séance
- Alimenter le dossier : ce que l'agent trouve seul (site, fiche Google, annuaire des entreprises), les documents préparés, les exports des outils métier
- Ce qui n'entre jamais dans le dossier : mots de passe, coordonnées bancaires, données sensibles
- Atelier : constitution guidée de son propre dossier avec le prompt de constitution Graphik Impact, puis test de contrôle
- Livrable : son dossier de travail en place (instructions, contexte de l'entreprise, rôle, documents rangés)
03Les skills : transformer ses savoir-faire en compétences (1h45)+
- Qu'est-ce qu'un skill : une fiche de savoir-faire que l'agent applique seul (format SKILL.md, commun à Claude et ChatGPT)
- Huit skills utiles à toute entreprise : écrire ses mails, analyser un cahier des charges, préparer un devis, préparer la saisie comptable, produire un document à sa charte, rédiger un compte rendu, répondre aux avis Google, rédiger une fiche produit ou une offre
- Anatomie d'un skill : description, étapes, modèles, contrôles qualité, emplacement des résultats
- Approfondissement : le skill « écrire mes mails comme moi » (style, registres selon l'interlocuteur, modèles, journal des corrections)
- Atelier : construire son skill de rédaction à partir de ses propres mails, puis le tester sur un vrai mail à traiter
- Livrable : un skill de rédaction installé et testé
04Faire progresser son agent (1h15)+
- Mémoire de l'outil et fichiers du dossier : ce qui fait foi
- Préciser sa façon de travailler avec l'assistant : niveau de détail, ton, ce qu'il doit toujours demander avant d'agir
- Une correction faite deux fois devient une règle : le journal des leçons
- De la tâche faite une première fois à la fiche, puis au skill
- Atelier : construire un deuxième skill choisi dans le catalogue, le tester et le corriger
- Livrable : un deuxième skill opérationnel et une première règle inscrite au journal
05Connecter l'agent à ses outils (1h45)+
- Les connecteurs natifs : messagerie, agenda, Google Drive ou OneDrive
- Le MCP expliqué simplement : la prise universelle qui relie l'IA aux logiciels
- Quand aucun connecteur n'existe : les exports de fichiers et le navigateur piloté par l'agent
- Principe du moindre accès : lecture d'abord, permissions limitées, un accès par usage
- Atelier : brancher deux outils et réaliser une tâche réelle de bout en bout (par exemple : préparer sa semaine à partir de l'agenda et des mails)
- Livrable : deux connexions actives et une tâche réalisée
06Automatiser : l'agent qui travaille en votre absence (1h)+
- Les tâches planifiées : une consigne écrite dans le dossier, une fréquence, un résultat rangé à une place fixe, une notification
- Le poste de travail de l'agent : ordinateur allumé, application ouverte, dossier accessible, navigateur connecté
- Deux familles de tâches : celles qui n'utilisent que des connecteurs tournent à toute heure, celles qui touchent le dossier ou le navigateur demandent l'ordinateur allumé et l'application ouverte
- L'agent prépare, l'humain valide : brouillons plutôt qu'envois, rapports plutôt que décisions
- Démonstration : chaque lundi à 7h, le point des devis en attente et les relances préparées en brouillon
- Atelier : rédiger la consigne de sa première tâche planifiée et la programmer
- Livrable : une tâche planifiée programmée
07Garder la main (1h)+
- Les risques propres à un agent qui agit : envoi au lieu d'un brouillon, actions en cascade, consigne piégée cachée dans un mail ou une page web, consommation de l'abonnement
- Valider avant tout ce qui est irréversible, vérifier après chaque écriture
- Frontières de données : ce que l'agent peut lire, ce qu'il ne doit jamais voir
- Données personnelles : formule professionnelle ou grand public, l'éditeur comme sous-traitant, mise à jour de son registre des traitements et de sa politique de confidentialité
- Cadre réglementaire : RGPD et obligation de maîtrise de l'IA (article 4 du règlement européen sur l'IA)
- Atelier : rédiger la charte d'usage de son agent (une page)
- Livrable : sa charte d'usage
08Déployer auprès de son équipe (30min)+
- Partager le dossier de travail (iCloud Drive, Google Drive, OneDrive) et les skills communs
- Un espace par collaborateur, un circuit pour proposer des améliorations
- Accompagner les collaborateurs réticents : commencer petit, montrer le gain, garder la main
09Atelier final - Assembler son système (1h30)+
- Compléter et contrôler son kit : dossier, deux skills, connexions, tâche planifiée, charte d'usage
- Construire sa feuille de route à 30 jours : les prochaines tâches à déléguer et le temps que chacune doit faire gagner
- Présentation individuelle et retours collectifs
10Évaluation+
- QCM d'évaluation des acquis (seuil de réussite : 70 %)
- Grille de contrôle du kit réalisé
11Suivi J+30+
- Point individuel en visio de 45 minutes à J+30, inclus : avancement de la feuille de route, déblocage des difficultés, mesure du temps gagné
Public visé
Dirigeants, cadres, indépendants et assistants de direction qui utilisent déjà l'IA en conversation et souhaitent lui confier des tâches entières de leur quotidien : préparer, rédiger, classer, relancer, synthétiser. Tous secteurs d'activité. Aucune compétence technique ni en programmation n'est requise.
Prérequis
IA-101 ou pratique régulière d'un assistant IA conversationnel. Abonnement payant à Claude (Pro, Max, Team ou Enterprise) ou à ChatGPT (Plus, Pro, Business ou Enterprise) ; une formule professionnelle (Claude Team ou Enterprise, ChatGPT Business ou Enterprise) est recommandée pour travailler avec des données de personnes ; l'abonnement reste à la charge du stagiaire ou de son entreprise, il n'est pas compris dans le prix de la formation. Ordinateur portable (macOS ou Windows) avec l'application de bureau de l'outil installée et le droit d'y connecter un dossier. Préparation d'environ une heure avant la formation : rassembler les documents décrits dans la consigne jointe à la convocation (présentation de l'entreprise, mails, modèles de documents, exports). Pour un stagiaire salarié : accord de l'employeur pour utiliser l'outil avec des documents de l'entreprise.
Méthodes & moyens.
Approche pédagogique
30% apports théoriques, 70% pratique sur outils IA
Modalités d'évaluation.
Avant la formation : Questionnaire de positionnement (niveau, attentes, outil utilisé) et vérification des prérequis et de la préparation. Pendant la formation : Livrables produits à chaque module, contrôlés par le formateur. En fin de formation : QCM (seuil de réussite : 70 %) et grille de contrôle du kit réalisé. Après la formation : Questionnaire de satisfaction à chaud + point individuel et enquête à froid à J+30 portant sur les tâches effectivement déléguées et le temps gagné
Votre formateur.
Gérant / Consultant en communication / Formateur
Gérant de Graphik Impact depuis 2011, consultant en communication et stratégie digitale. Ambassadeur IA Grand Est. Plus de 15 ans d'expérience en accompagnement d'entreprises.
Voir le profil LinkedInDélais d'accès
15 jours ouvrés à compter de la validation de l'inscription et du financement. Ce délai peut être réduit en fonction des disponibilités.
Accessibilité PSH
Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Contactez notre référent handicap Kevin BOISARD (contact@graphik-impact.com) pour étudier les adaptations nécessaires.
Reconnaissance
Attestation de fin de formation et certificat de réalisation. Formation non certifiante (non inscrite au RNCP ni au Répertoire spécifique).
Financement
Ces formations peuvent être prises en charge par l'OPCO de votre entreprise ou, pour les dirigeants non salariés, par leur fonds d'assurance formation (AGEFICE...), sous réserve de leur accord et dans la limite de leurs plafonds. Nous vous accompagnons dans la demande.
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